SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGÚN LOS NIVELES DE LAS ORGANIZACIONES

Lo primero que se tiene que dejar claro para este tema, es que un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa o entidad necesita. Los sistemas son creados para dar un servicio a los diversos intereses de la organización.

Algunas entidades basan su organización en una estructura piramidal, con niveles estratégicos, administrativos. De conocimientos y operativos. Pero también se subdividen en 5 áreas fundamentales como lo son: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Figura 1. Grupos que necesitan la Información y Tipo de sistema de Información:

La división de los sistemas de Información que prestan servicio a los niveles de la organización se pueden dividir en cuatro grupos: Sistemas de Nivel Operativo, Sistema de Nivel de Conocimiento, Sistema de Nivel Administrativo y Sistema de Nivel Estratégico.

Sistemas de Nivel Operativo: son los sistemas que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización. Su objetivo fundamental es responder las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a través de la organización. Algunos ejemplos de estos sistemas son sistema de los registros de depósitos realizados, un sistema de registro de las horas extras laboradas por los trabajadores.

Sistemas a Nivel del Conocimiento: son los sistemas que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. Su propósito es colaborar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento entre los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el flujo del trabajo de oficina.

Sistemas a Nivel Administrativo: estos sistemas apoyan en las actividades de supervisión y control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio. Por lo general este tipo de sistemas proporcionan informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Algunos de estos sistemas apoyan a toma de decisiones no rutinarias, también responden a las preguntan “que pasaría si”. Las respuestas a estas preguntas suelen requerir nuevos datos a la organización así como datos que no son fáciles de obtener de los sistemas a nivel operativo existentes.

Sistemas a Nivel Estratégico: estos sistemas apoyan las actividades a largo plazo de la dirección general de la entidad. Ayudan a resolver y enfrentar aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en su entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente.

TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS

Tipos de Sistemas
	Sistemas a nivel Estratégico
Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)	Pronostico de tendencia de ventas a 5 años	Plan Operativo a cinco años	Pronostico de Presupuesto para cinco años	Planeación de Utilidades	Planeación del Personal
	Sistemas a Nivel Administrativo
Sistemas de Información Gerencial (MIS)	Administracion de ventas	Control de Inventarios	Elaboración del presupuesto anual	Análisis de inversión de Capital	Análisis de Reubicación
Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones (DSS)	Análisis de la región de ventas	Programación de la Producción	Análisis de Costos	Análisis de fijación de precios y rentabilidad	Análisis de costos de contratos
	Sistemas de Nivel del Conocimiento
Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS)	Estaciones de Trabajo para ingeniería		Estaciones de Trabajo para gráficos		Estaciones de trabajo para Gerentes
Sistemas de Oficina	Procesamiento de Texto		Digitalización de Documentos		Calendarios Electrónicos
	Sistemas a Nivel Operativo
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)		Control de Maquinas	Negociación de Valores	Nomina	Compensaciones
	Seguimiento de Pedidos	Programación de la planta		Cuentas por pagar	Capacitación y desarrollo
	Procesamiento de Pedidos	Control de Movimientos de materiales	Administracion del efectivo	Cuentas por cobrar	Registro de empleados
	Ventas y Marketing	Manufactura	Finanzas	Contabilidad	Recursos Humanos

CARACTERÍSTICAS DE LOS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS)

Son sistemas que dan el servicio al nivel operativo de la organización; son los sistemas básicos de los negocios de la entidad. Es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias necesarias para dirigir negocios.

Con frecuencia, los sistemas de procesamiento de transacciones son tan importantes para una entidad que una falla del TPS durante horas puede significar la quiebra de una empresa y tal vez la de otras vinculadas con ella. Los gerentes necesitan los TPS para supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa con el entorno externo. Los TPS también son productores importantes de información para los demás tipos de sistemas.

Tipos de Sistemas de TPS
	Sistema de Ventas y Marketing	Sistemas de Manufactura y Producción	Sistemas de Finanzas y Contabilidad	Sistemas de Recursos Humanos	Otros Tipos
Funciones Principales del Sistema	Administracion de Ventas	Programación	Presupuestos	Registros de Personal	Admisiones
	Investigación de Mercado	Compras	Mayor General	Prestaciones	Calificaciones
	Promoción	Embarque y Recepción	Facturación	Compensaciones	Registro de Cursos
	Fijación de precios	Ingeniería	Contabilidad de costos	Relaciones Laborales	Alumnos
	Productos nuevos	Operaciones		Capacitación
Principales Sistemas de Aplicaciones	Sistemas de Información de pedidos de venta	Sistemas de Control de Maquinas	Mayor General	Nomina	Sistema de registro
	Sistemas de Investigación de Mercados	Sistemas de Órdenes de Compra	Cuentas por Cobrar y por Pagar	Expedientes de Empleados	Sistema de registro Académico
	Sistemas de Comisiones por Ventas	Sistemas de Control de Calidad	Sistemas de Administracion de fondos	Sistemas de Prestaciones	Sistema de Control de planes de estudio
				Sistemas de Trayectoria Profesional	Sistema de ex alumnos benefactores

SISTEMAS DE TRABAJO DEL CONOCIMIENTO (KWS) Y SISTEMAS DE OFICINA

Son los sistemas que satisfacen las necesidades de información al nivel del conocimiento de la organización. Los sistemas de trabajo del conocimiento auxilian a los trabajadores del conocimiento, mientras que los sistemas de oficina auxilian principalmente a los trabajadores de datos. Los KWS promueven la creación de conocimiento nuevo y garantizan que el conocimiento nuevo y la experiencia técnica se integren adecuadamente en la empresa.

Los sistemas de oficina son aplicaciones de la tecnología de la información diseñadas para incrementar la productividad de los trabajadores de datos apoyando las actividades de coordinación y comunicación de una oficina típica. Estos sistemas manejan y administran documentos mediante procesamiento de texto, autoedición, digitalización de documentos y archivo digital, programación a través de calendarios electrónicos y comunicación mediante correos electrónicos, correos de voz o videoconferencias.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS)

Son los sistemas que dan el servicio a funciones a nivel administrativo. Apoyan al nivel administrativo de la organización, proveyendo de informes a los gerentes, y en algunos casos, de acceso en línea al desempeño real y los registros históricos de la organización.

Los MIS dan servicio principalmente a las funciones de planeación, control y toma de decisiones a nivel administrativo. En general, para sus datos dependen de sistemas procesamiento de transacciones subyacentes. Los MIS resumen y reportan las operaciones básicas de la compañía. Los datos básicos de transacciones de TPS se comprimen y se suelen presentar en informes grandes que se producen con regularidad. Usualmente los MIS dan servicio a los gerentes cuyo interés está en los resultados semanales, mensuales o anuales, no en las actividades diarias. Generalmente, los MIS dan respuestas a preguntas rutinarias que se han especificado con anterioridad y que tienen un procedimiento predefinido de contestación.

SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES (DSS)

Son los sistemas que dan servicios al nivel administrativo de la organización. Los DSS ayudan a los gerentes a tomar decisiones que son exclusivas, rápidamente cambiantes y no especificadas fácilmente con anticipación. Abordan problemas donde el procedimiento para llegar a una solución podrían no estar predefinido con anterioridad. Los DSS tienen más poder analítico que los demás sistemas. Contienen explícitamente una variedad de modelos para el análisis de datos, o bien condensan grandes cantidades de datos de tal forma que su análisis sea sencillo para los encargados de tomar decisiones.

Los DSS están diseñados de modo que los usuarios puedan trabajar directamente con ellos; el manejo de su software es sencillo para el usuario. Son interactivos, es decir, el usuario puede cambiar supuestos, hacer preguntar nuevas e incluir datos nuevos.

SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS)

Estos sistemas dan servicios a nivel estratégico de la organización y auxilian en las decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y comprensión porque no hay un procedimiento convenido para llegar a una solución. Los ESS están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos como leyes impositivas nuevas o competidores, pero incluso extraen información resumida de los MIS y DSS internos.

Los ESS emplean el software de gráfico más avanzado y poseen capacidad para entregar inmediatamente gráficos y datos provenientes de muchas fuentes a un director o una junta de directores. El propósito de los ESS no es resolver problemas específicos; en cambio, ofrecen una capacidad generalizada de cómputo y comunicaciones que se puede aplicar a una gama cambiante de problemas.