¿Por qué son importantes los Manuales de Usuario?

 Conocer las plataformas que se utilizan para administrar nuestros contenidos es crucial para gestionarlos de manera autónoma. En esta tarea, los manuales de usuario cumplen una función crítica a la hora de capacitarnos, tanto personalmente como a nivel de equipo.

En IDA, somos conscientes de que cada producto digital es diferente. Por ello, en todos nuestros proyectos, pensamos en dos usuarios: el administrador y el cliente final. Es así, como nuestros equipos de desarrollo y contenido, trabajan en conjunto para “traducir” los aspectos técnicos, que permiten la existencia de una sitio, en un documento amigable que faculte a cada organización para administrar de forma independiente su sitio web. Hablamos de los manuales de usuario.

Este entregable, llamado Manual de Administración, debe contener todos los secretos que convierten un sitio en una plataforma funcional y personalizada. Su fin, es lograr que los futuros administradores, puedan aprovechar cada una de las opciones que se presentan en el diseño y además, encontrar nuevas soluciones, una vez que el producto crece. 

Dinamismo y permanencia

Cuando creamos un manual de usuario, queremos lograr tres cosas esenciales: 

1. Una experiencia de usuario favorable
2. Que la administración del sitio sea independiente
3. Un sitio flexible en la medida en que mantiene su diseño UX y UI

Lograr transparentar estos tres principios en un manual, puede ser difícil. Ya que, como señalamos antes, es un producto del cual sus administradores querrán empoderarse y conocer cada aspecto editable; mientras que esperamos que el diseño cambie lo menos posible. 

Ante ello, la primera tarea tras la creación de un manual, es reflejar los aspectos del mapa de contenidos, del wireframe y del diseño UI, que no son negociables. Es decir, si alguna opción permite modificar un aspecto esencial del diseño, este no debería ser editado o estar disponible para edición. Pero, sabemos que los contenidos no son permanentes, por lo que debemos entregar un producto flexible y estático a la vez.

Sin embargo, ¿Cómo transmitir esto al Content Manager, Community Manager, Social Media Manager e incluso, programador que recibe un producto terminado? Lo cierto, es que no es fácil. Como humanos, somos movilizados por la curiosidad. Por lo tanto, si una persona está en constante vínculo con el sitio, y ve que un botón de edición está ahí, es muy probables que se pregunte: “¿Por qué no debería usarlo?”.

Mi respuesta informal ante esa pregunta es: “Porque lo vas a romper. Sí, romper”. Mi respuesta técnica, sería: “Puedes observar esa función, pero si la editas, debes mantener las normas de diseño que concluyeron en ese diseño”. Pero, mi respuesta clásica, es: “¿Ya revisaste el manual?”. 

El Manual no lo es todo

El objetivo final de un manual, es darle independencia a los roles de una organización que se encargan de administrar el contenido. Este aspecto no se debe confundir con desarrollo, ya que esto corresponde a los aspectos técnicos del desarrollo de un sitio web, que están relacionados a la mantención. 

Es por esto que al crear un manual se requiere el trabajo colaborativo entre los desarrolladores del sitio y quienes escriben este documento técnico, generalmente, del equipo de contenidos. De este trabajo, surgen aquellos aspectos administrativos no negociables, que permiten dar énfasis a las secciones de un sitio que son fundamentales para la administración de los contenidos y mantención del diseño UX. 

El manual de administración, detalla flujos, módulos, secciones y tipos de post que permiten disponer los contenidos de forma especial según sus objetivos. Para ello, es esencial omitir aquellos aspectos críticos, relacionados a soporte y mantención. 

Pero, el manual no lo es todo. Hay muchos roles dentro de un equipo de contenidos que pueden tener relación con la web. Es importante entenderlos como usuarios esenciales para el éxito de nuestro producto.

Este reconocimiento es fundamental, ya que no puede resolverse con un instructivo en nuestro manual. Para ello, las capacitaciones, nos permiten resolver dudas de cada uno de los perfiles y revisar los aspectos más complejos del sitio que podrían utilizar. 

El manual de usuario, es un documento esencial para cada proyecto. Cuando entregamos un sitio web, el manual es parte de esa entrega; y con ello, capacitaciones que le den seguridad a sus Content Managers para sacar el máximo provecho de su nueva plataforma.