Los pasos del proceso de capacitación

 

Índice

• Paso 1: Detección de necesidades
• Paso 2: Clasificación y Jerarquización de las necesidades de capacitación
• Paso 3: Definición de objetivos
• Paso 4: Elaboración del programa
• Paso 5: Ejecución
• Paso 6: Evaluación de los resultados

La formación es una actividad que conduce a un comportamiento cualificado, enseñando a los empleados las habilidades básicas que necesitan para realizar su trabajo. Es el núcleo de un esfuerzo continuo destinado a mejorar la competencia de los empleados y el rendimiento de la organización. El proceso de capacitación se compone de cinco pasos, que van desde la detección de necesidades hasta la evaluación de resultados.

El siguiente diagrama te dará un panorama general del proceso y posteriormente encontrarás una explicación de cada etapa.

Pasos para elaborar un programa de capacitación:

Paso 1: Detección de necesidades

Para elaborar un programa de capacitación el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar técnicas adecuadas para este fin elimina las pérdidas de tiempo.

La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras palabras,  una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de su puesto.

Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
• ¿Qué se debe lograr?
• ¿Qué se debe hacer?
• ¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
• ¿Qué está logrando?
• ¿Qué está haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

• Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.
• Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.
• Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.
• Habilidades conceptuales como son el análisis y solución de problemas.
• Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una manera objetiva y medible.

Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el número de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etcétera.

Con todo, algunas  veces es difícil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando se habla de comunicación o de liderazgo. Para llevar a cabo la detección de dichas necesidades podemos aplicar diversas técnicas e instrumentos.

Paso 2: Clasificación y Jerarquización de las necesidades de capacitación

Una vez detectadas las necesidades de capacitación, el segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir,  se tienen que clasificar y ordenar para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo.

La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente:

• Las que tiene una persona.
• Las que tiene un grupo.
• Las que tiene un nivel.
• Las de un puesto.
• Las que requieren atención inmediata.
• Las que requieren solución a futuro.
• Las que exigen instrucción sobre la marcha.
• Las que precisan instrucción fuera del trabajo.
• Las que la empresa puede resolver por sí misma.
• Las que requieren contratar a capacitadores externos.

Al clasificar las necesidades de capacitación, obtenemos indicadores sobre quién, cuándo y cómo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo con su importancia o urgencia.

Al hacer esta clasificación, es fundamental empezar a determinar quién necesita qué tipo de capacitación.

Paso 3: Definición de objetivos

El tercer paso en un proceso de capacitación  es establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación. Este es el momento de fijar  que tipo de comportamientos y características se quieren inculcar en los participantes después de que el programa haya sido impartido.

Lo que se quiere también es establecer qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisión  la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera más clara, alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitirá evaluar el rendimiento individual y el programa.

Como dijimos anteriormente, se deben establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación de una manera específica y medible. Recuerda que los objetivos te sirven como guía para mantenerte en el camino, no se trata únicamente de cubrir un expediente, sino de buscar un resultado concreto que esté lo más relacionado posible con el trabajo.

Los objetivos deben especificar quién, qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué costo en tiempo y/o dinero.

Existen diferentes clases de objetivos, como se muestra en la siguiente lista.

1. Objetivos de productividad: que buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operación.
2. Objetivos de desempeño: que buscan mejorar el desempeño individual de los participantes.
3. Objetivos de habilidades o destrezas: que buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes.
4. Objetivos de conocimientos: que buscan incrementar la familiaridad, los conocimientos o la comprensión de los participantes con respecto a un tema.
5. Objetivos del dominio afectivo: que buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes.

Paso 4: Elaboración del programa

El cuarto paso consiste en elaborar un programa de capacitación, para ello se tienen que responder las siguientes preguntas: ¿qué? (contenido), ¿Cómo? (Técnicas y ayudas), ¿Cuándo? (Fechas y horarios), ¿Quién? (Instructor), ¿A quién? (Destinatarios) y ¿Cuánto? (Presupuesto).

¿Qué? (Contenido)

El contenido se refiere a los temas que se impartirán en el programa. Es el momento de traducir los objetivos de desempeño buscados en puntos de aprendizaje. Por ejemplo, el desempeño buscado es que la secretaria aprenda a acentuar correctamente las palabras agudas; el punto de aprendizaje es que la secretaria acentúe ortográficamente las palabras agudas que terminan en "n", "s" o vocal.

Los contenidos de un programa de capacitación deben estar orientados a satisfacer las necesidades detectadas en el primer paso y al logro de los objetivos planteados. Te puede ayudar a determinar los contenidos, el preguntarte, ¿qué debe el participante hacer diferente?, ¿dejar de hacer?, ¿empezar a hacer?

Algunas sugerencias con respecto a los contenidos son las siguientes:

• Jerarquiza los puntos de aprendizaje de acuerdo con su importancia.
• No trates de abarcar demasiado. Es mejor cubrir menos material y lograr que la gente lo domine que cubrir mucho y darles 'una embarrada' de las cosas.
• Sé creativo e imaginativo al desarrollar tu programa.
• Sé realista en cuanto al material que puedes cubrir en un tiempo determinado.
• Antes de pasar a la ejecución del programa, pregúntate a ti mismo, 'Si los participantes aprenden muy bien los contenidos del curso y todavía fallan al hacer el trabajo, ¿cuál puede ser la causa?' Esto te permite revisar que no hayas olvidado nada importante.

Por otra parte, la capacitación resultará más efectiva si se toman en cuenta los siguientes aspectos:

• El aprendizaje es más rápido y de efectos más duraderos cuando quien aprende participa en forma activa.
• Si el material que se va a estudiar tiene sentido e importancia para el que lo recibe, el proceso de aprendizaje se acelera.
• Aunque no sea muy entretenido, entre más se repita el contenido, más fácil es memorizarlo.
• Si se retroalimenta a los participantes sobre su progreso, las personas pueden ajustar su conducta y aprender con mayor rapidez.

¿Cómo? (Técnicas y ayudas)

Determinar  la metodología que seguirán los participantes para aprender esos contenidos es tan importante como el propio contenido del programa. A continuación viene una breve descripción de los métodos y técnicas que más frecuentemente se utilizan para realizar programas de capacitación.

Conferencia. Es una exposición sobre un tema en particular en la que el conferenciante habla y el auditorio escucha.

Conferencia con participación. Es una exposición en la que el conferenciante expone unilateralmente, pero se permite que el auditorio partícipe con preguntas durante la conferencia o al final de la misma.

Clase formal. Es una exposición a un grupo generalmente reducido en el que se dan intercambio de ideas, preguntas, discusiones. Normalmente, la clase formal dura varias sesiones.

Capacitación en el trabajo. Se asigna a una persona con experiencia para que ayude al aprendiz a conocer el sistema o forma de realizar el trabajo, a utilizar ciertas herramientas o maquinaria, y otros procedimientos. No se saca a la persona de su ambiente de trabajo y se le pide que observe cómo se realizan las labores y que las copie.

Dramatización. Se pide a los participantes que simulen situaciones reales o ficticias para practicar las habilidades o destrezas que se pretenden lograr. Por ejemplo, se puede simular que se está atendiendo a un cliente molesto por el servicio.

Método de aprender haciendo. Consta de tres pasos y es uno de los más efectivos. El primer paso consiste en dar la información al aprendiz de cómo se hace el trabajo. En el segundo paso, el instructor demuestra en la práctica cómo se debe realizar el trabajo y el aprendiz observa. Y por último, el aprendiz realiza el trabajo él mismo y el instructor lo corrige y retroalimenta.

Rotación de puestos. Consiste en rotar al personal dentro de la empresa de un puesto a otro durante un tiempo, a fin de que conozca las diferentes funciones dentro de la organización. Antes de asumir un nuevo puesto se le instruye sobre sus funciones.

Estudio de casos. Se entrega a los participantes una descripción escrita de una situación real o ficticia para que la estudien y discutan entre ellos con el fin de diagnosticar el problema y plantear alternativas de solución.

Métodos audiovisuales. Consiste en la utilización de películas, videos, diapositivas, etc., para sustituir temporalmente al instructor. Las personas escuchan y/o ven el material que ha sido grabado previamente. Economizan tiempo y recursos.

Para seleccionar el método más adecuado de impartir los contenidos del programa se deben tomar en cuenta los siguientes factores:

• • • Tema.
    • Objetivos.
    • Número de participantes.
    • Nivel de conocimientos e integración del grupo.
    • Recursos materiales.
    • Tiempo disponible.
    • Presupuesto.

¿Cuándo? (Fechas y horarios)

En este momento se determinan la fecha, horario y duración del curso. El horario deberá especificar las horas en que se va a impartir el curso, la duración de cada sesión y la duración del curso.

La fecha y horario dependerá de tres factores:

Disponibilidad del instructor.
Disponibilidad del lugar.
Disponibilidad de los asistentes.

Es muy importante no programar los cursos de capacitación cuando la carga de trabajo es muy alta o cuando el grupo está desempeñando un trabajo especial que le pueda impedir asistir. Lo mismo con respecto al horario. En cuanto a la duración del curso, es necesario considerar además los contenidos por cubrir y el nivel de profundidad deseado.

¿A quién? (Destinatarios)

Ahora es necesario determinar el conjunto  de personas que recibirán la capacitación. Luego de clasificar y jerarquizar las necesidades de capacitación que tiene una persona, un grupo, un nivel, un puesto, etc. En este momento hay que decidir quiénes tomarán el programa.

Necesario es cubrir el costo de un programa de capacitación impartiéndolo a tantas personas como sea posible, haciendo también que  el curso cubra sus necesidades de entrenamiento. Sin embargo, hay que evitar cometer el error frecuente que representa capacitar a todo el mundo, independientemente de si lo necesitan o no.

Esto hace muy costosos los programas de capacitación, además de que los participantes se pueden desmoralizar porque el curso no satisfizo sus necesidades reales.

¿Quién? (Instructor)

El éxito de un curso de capacitación depende en gran medida del buen papel que desempeñe el instructor, de su experiencia, conocimientos y habilidades para conducir el aprendizaje del grupo.

Un buen instructor debe poseer ciertas características como son:

• Ser puntual.
• Capacidad para comunicarse con claridad.
• Conocer el tema y los objetivos a alcanzar. Estar al día en su especialidad.
• Conocer y utilizar diferentes métodos didácticos.
• Planear con anticipación las actividades que llevará a cabo para impartir el curso.
• Capacidad para motivar al grupo y mantener su interés durante el curso.

Los instructores pueden ser internos cuando la empresa cuenta con personas que conozcan lo suficiente el tema del curso, o bien, se pueden contratar consultores externos.

¿Cuánto? (Presupuesto)

Finalmente, para elaborar el presupuesto debes tomar en cuenta los gastos en que incurrirás como son:

• El salario del instructor.
• La renta del local, en su caso.
• La renta o compra de auxiliares didácticos.
• El servicio de cafetería.
• Los materiales para los participantes, etcétera.

Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el contenido del programa y los objetivos planteados.

Paso 5: Ejecución

El quinto paso es ejecutar el programa, es otras palabras, llevarlo a la práctica.

Tras diseñar y elaborar el programa de capacitación debemos llevar  a la práctica la ejecución, es decir, ha llegado el momento en el que el instructor o formador, utilizando cierta metodología y apoyándose en auxiliares didácticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo.

En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

• Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenidos.
• Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se emplearán.
• Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etcétera.
• Motivar e involucrar a los participantes.
• Establecer una buena comunicación con los participantes.
• Entender y mantener el control del grupo.
• Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

Paso 6: Evaluación de los resultados

El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y después de ejecutarlo.

Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluación que permitirá medir los resultados del programa de capacitación. La evaluación debe informar sobre cuatro aspectos básicos:

• La reacción del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.
• El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado.
• La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron.
• Los resultados específicos posteriores al curso.

La evaluación puede hacerse en tres etapas:

a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimientos de los participantes antes del curso en relación con los temas que se van a tratar durante el mismo.

b) Durante el curso, para conocer los progresos de los participantes a lo largo del programa y hacer los ajustes necesarios.

c) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos.

Por otra parte, también debe evaluarse el curso de capacitación en los siguientes aspectos: actuación del instructor, instalaciones, técnicas y auxiliares didácticos, duración del curso, contenido, servicio de cafetería, el lugar en el que se impartió, etc. Esta retroalimentación servirá para la elaboración de nuevos programas.

Recuerda que lo más importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Esa es la verdadera evaluación. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como una última etapa del proceso de capacitación.